Dans le monde des affaires, l’image professionnelle et la rapidité d’exécution sont essentielles. Un outil incontournable à cet égard est le tampon encreur, qui facilite les processus administratifs et contribue à véhiculer une image sérieuse de votre société auprès de vos partenaires et clients.
Parmi les nombreux types de tampons encreurs disponibles sur le marché, il est parfois difficile de choisir celui qui convient le mieux aux besoins spécifiques de votre entreprise. Pour vous aider dans cette démarche, nous vous présenterons ici les différents modèles de tampons encreurs, leurs avantages respectifs, ainsi que quelques conseils pour bien choisir le vôtre.
L’utilité des tampons encreurs pour les entrepreneurs
Les tampons encreurs permettent d’apposer rapidement différentes mentions obligatoires au sein d’une entreprise, notamment :
- la signature du dirigeant ou du représentant légal,
- le logo et les coordonnées de l’entreprise,
- le numéro de SIREN et la forme juridique pour une société,
- l’adresse du siège social pour toutes les entités,
- la date et l’heure sur les documents,
Par ailleurs, l’un des plus large choix possible dans la personnalisation concerne aussi les informations réglementaires sur les factures et autres documents commerciaux.
Ces mentions simplifient et accélèrent le processus de validation et de suivi des documents et permettent ainsi aux entrepreneurs de gagner du temps pour se concentrer sur d’autres tâches à forte valeur ajoutée.
Les différents types de tampons encreurs et leurs avantages spécifiques
Les tampons encreurs se déclinent en plusieurs modèles, chacun ayant ses particularités :
Le tampon traditionnel et son boîtier en bois :
C’est certainement le modèle le plus classique. Il est généralement composé d’une monture en bois et d’un caoutchouc gravé au laser reprenant les informations souhaitées. Le tampon traditionnel nécessite l’utilisation d’un encrier séparé, mais il a l’avantage d’être particulièrement économique.
Le tampon encreur automatique :
Il renferme un mécanisme qui préserve l’encre à l’intérieur du boîtier, ce qui évite d’utiliser un encrier externe. En pressant simplement la monture plastique, l’empreinte est reproduite sur le document. Ce modèle est très pratique et rapide d’utilisation, un peu plus cher que le tampon traditionnel mais sans avoir besoin de l’encrier.
Les tampons encreurs dateurs :
Une fonctionnalité intéressante est l’ajout d’une combinaison date/heure sur certains tampons.
Ce type de tampon encreur vous fait gagner encore plus de temps lors de nombreuses opérations administratives, la date pouvant être changée facilement grâce au système rotatif incorporé dans le tampon.
Les tampons encreurs numéroteurs :
Il s’agit d’un tampon avec un contenu variable, comme une série de chiffres qui peut être modifiée à l’aide de roulettes intégrées. Ce modèle convient à différentes fonctions d’identification des documents ou otage séquentiel de factures ou autres registres commerciaux.
Des conseils pour bien choisir votre tampon encreur entreprise
Avant de faire l’achat du tampon encreur pour votre entreprise, il faut prendre quelques paramètres en considérations :
- Le nombre d’utilisations : si vous prévoyez d’utiliser très fréquemment votre tampon encreur, privilégiez les modèles automatiques plus rapides et pratiques
- La taille et la forme de l’empreinte souhaitée : plusieurs tailles et formes sont disponibles, choisissez celle qui correspond à vos besoins (adresses, signatures, logos…). Pensez à utiliser des caractères bien lisibles pour faciliter la lecture.
- Le type d’encre : certaines encres spécifiques peuvent être nécessaires pour certains usages ou supports, telles que celles résistant à l’eau ou aux UV, adaptées aux documents qui seront exposés à ces conditions.
Faire évoluer votre tampon encreur au fil des années
Enfin, n’oubliez pas que divers évènements peuvent survenir au sein de votre entreprise, qui rendront nécessaire la mise à jour de votre tampon encreur : changement d’adresse, de représentant légal, ou encore modification des mentions réglementaires.
Il est donc essentiel de veiller à choisir un modèle de tampon facilement personnalisable, pour lequel les plaques de caoutchouc peuvent être changées simplement et rapidement.
Ainsi bien équipé, votre entreprise fonctionnera efficacement et offrira une image professionnelle. Le choix du tampon encreur idéal pour votre société revêt alors une grande importance et s’avère à la longue rentable et bénéfique.
